COME AVERE UN’ANALISI DOCUMENTALE PERFETTA IN 7 STEP

Sono Laura, molti già mi conoscono e sanno che mi occupo della gestione dello Staff dell’Agenzia La Fenice Immobiliare e di seguire tutte le esigenze della clientela nella fase di acquisizione e nel post vendita. 

Alcuni mi definiscono “la regina dei documenti” per l’importanza che do all’analisi documentale, che nel tempo ha contribuito a renderci differenti dalle altre agenzie.

In questi anni mi sono resa conto che alla documentazione viene data un’importanza minore rispetto a quella che ha, infatti quando richiedevo tutta una serie di documenti, le persone con cui mi interfacciavo rimanevano stupite. 

Alcune volte, anche collaborando con persone operanti nel settore, mi è capitato di vedere che la parte documentale era confusionaria, c’erano documenti vecchi o mal fotografati.

La cosa per me era abbastanza strana, perché l’ho sempre reputato un passo indispensabile, che doveva essere fatto già in fase di acquisizione, per capire se quella determinata casa o appartamento aveva dei problemi o era una vendita facile da affrontare.

Così presi la decisione che la parte della raccolta e dell’analisi documentale doveva essere un punto di forza della nostra agenzia.

Questa premessa è molto importante per capire anche la metafora che usiamo per descrivere il ruolo dell’agente immobiliare simile a quello del medico in cui c’è:

• la fase di diagnosi: in cui si identifica chi ha il potere di vendita, si verifica cosa si vende e si analizzano le problematiche 
• la fase di cura: successiva alla prima e nella quale si presenta al cliente la strada da percorrere in termini di costi e di tempo. 

A me spesso piace parlare ai miei clienti di questa fase paragonandola ad una corsa ad ostacoli che richiede prestanza fisica e preparazione.

Parlo di prestanza fisica perché richiedere i documenti non è semplice. Alcune volte non sono disponibili, altre volte vanno richiesti e non si sa quali siano gli uffici dove farlo e, in altri casi, non si sa come bisogna leggerli.

Per questo risulta fondamentale una persona che sappia fare tutte queste cose e sappia consigliare al cliente dove andarli a reperire oppure occuparsi lui stesso del loro reperimento. 

Ecco perché per affrontare questa corsa ad ostacoli e vincere bisogna essere preparati, molto preparati!

Arrivato a questo punto sicuramente ti starai chiedendo: ma quali sono le caratteristiche che rendono una documentazione completa?

Io li sintetizzo in 5 punti fondamentali:

1- ATTI UFFICIALI COMPLETI DI TIMBRI E PROTOCOLLI 

2- DOCUMENTI COMPLETI E BEN LEGGIBILI (salvo quelli molto datati)

3- SCANSIONI PRECISE 

4- NOMINA FILE COMPRENSIBILE 

5- METODO NELL’ORDINE DELLA PRATICA

Ma ora voglio svelarti anche quali sono per me i 7 passi per fare un’analisi documentale perfetta:

1. CREAZIONE DI UNA LISTA DELLA DOCUMENTAZIONE CHE SERVE

Un passo indispensabile per l’analisi della proprietà perché permette di non dimenticare dei pezzi per strada, ma avere tutto in ordine preciso e perfetto. 

2. CONFRONTO CON LA PROPRIETÀ O CON CHI CONOSCE LA STORIA DELLA CASA

Questo ci permetterà di raccogliere delle informazioni importanti e i documenti che sono nelle loro mani. Controllarli direttamente insieme a loro, oltre a confrontarli, servirà a fargli capire anche il motivo per cui è importante raccogliere questa documentazione. 

3. LETTURA DEGLI ATTI CON RIFERIMENTO A SPECIFICI ARTICOLI

Questo step permetterà di identificare le criticità e gli approfondimenti da fare.

È inutile ribadire che solo una persona competente in materia e che lo fa di professione sa già cosa è opportuno andare a leggere negli atti di provenienza.

4. LAVORO IN TEAM TRA AGENTE IMMOBILIARE E SEGRETARIA

Molto importante è il confronto tra chi ha fatto il sopralluogo e ha visto l’immobile in fase di acquisizione e le carte fornite dai clienti. Questa fase permetterà di capire se ci sono delle differenze o delle cose che necessitano di essere approfondite.

5. DELINEAZIONE DELLE CRITICITÀ E DELLE TEMPISTICHE

È possibile solo se si conosce la documentazione da integrare o richiedere nei vari uffici di competenza e permetterà di delineare eventuali tempistiche da dover affrontare. 

6. CONSULENZA TECNICA O NOTARILE

Talvolta è necessario chiedere una consulenza di un tecnico che può essere un geometra o il notaio stesso perché magari, leggendo gli atti, emergono delle criticità che devono essere approfondite da un parere esperto in quella materia. 

7. REDIGERE UNA RELAZIONE DI CHIUSURA DA INVIARE ALLA BANCA O ALLO STUDIO NOTARILE

Questa è la fase finale che chiude i 7 punti e consiste nel redigere una relazione di chiusura, che sarà quella che verrà inviata alla banca che il cliente sceglierà, se deciderà di fare un mutuo, oppure direttamente allo studio notarile. 

Ma perché la documentazione e questa analisi preventiva sono così importanti? 

Perché: 

• permette al venditore di avere definiti i modi e i tempi della vendita e di avere ben chiari tutti i passaggi da fare per non avere sorprese nel momento in cui troverà un acquirente interessato alla sua casa;

• garantirà all’acquirente una scelta più consapevole di quello che sta acquistando; 

• assicura all’agente immobiliare la concreta riuscita dell’incarico che gli viene affidato in tempi molto più rapidi, perché appena si presenterà il potenziale acquirente ci saranno già tutte le documentazioni a posto da potergli far visionare e da fornire alla banca e al notaio.

Questi sono gli step che ho deciso di fare in agenzia per tutte le pratiche, realizzando così un metodo che ci distingue da tutti gli altri.

Rispettando questi passaggi siamo riusciti a concludere l’acquisto di diverse case che inizialmente sembravano problematiche, aumentando di molto il nostro tasso di vendita. 

Anche perché se ci sono delle questioni da risolvere, le scopriamo prima e non lasciamo i clienti in balia di problemi che dovevano essere affrontati all’inizio. 

Questo significa affidarsi a dei professionisti!

Contattaci e scopri cosa possiamo fare per te!